個人情報保護方針

制定 2019年10月1日
改訂 2022年 6月 1日
スマートシェア株式会社
代表取締役　西山 統

当社は、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

1. 個人情報は、マーケティングプラットフォームOWNLYの提供、SNSマーケティング支援事業における当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。
2. 個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
3. 個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、個人情報保護上、問題があると判断された場合には速やかに是正措置を講じます。
4. 個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。
5. 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。

【 お問合せ窓口 】
個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

スマートシェア株式会社 　個人情報問合せ窓口
〒150-0011東京都渋谷区東2-22-14ロゼ氷川 3F
メールアドレス：privacy@smartshare.jp
TEL：03-5962-6401 （受付時間　9:30～18:30※）
※ 土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

個人情報の取扱いについて

１．当社が取り扱う個人情報の利用目的

1. ご本人から直接書面によって取得する個人情報（ホームページや電子メール等によるものを含む）の利用目的
    

   個人情報	利用目的
   お問い合わせ情報	お問い合わせに対応するため
   資料請求時にご入力いただいた情報	資料送付、当社サービスご案内を行うため
   当社の営業活動を通じて入手した情報	当社サービスのご案内等営業活動のため
   当社の採用活動を通じて入手する就職希望者の情報	採用業務の実施のため

   上記については、直接書面による取得に先立ち、書面により明示します。
    
2. 前項以外の方法によって取得する個人情報（電話・WEB会議、業務の受託等によるものを含む）の利用目的
    

   個人情報	利用目的
   お問い合わせ情報	お問い合わせに対応するため
   当社の営業活動を通じて入手した情報	当社サービスのご案内等営業活動のため
   業務の受託に伴い、お客様からお預かりする個人情報	委託された当該業務を適切に遂行するため
   当社の営業活動またはサポート活動の際に録画・録音したデータ	営業及びサポートの品質向上のため、対応内容の確認、従業員への教育を行うため

   個人情報の取扱いの委託
   ご提供いただいた個人情報については外部に委託することがあります。その場合には 当該委託先について調査のうえ必要な契約を締結し、当社が適切に監督を行います。
   
   

当社で保有している保有個人データに関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

1. 事業者の名称
   スマートシェア株式会社
   代表取締役　西山 統
2. 個人情報の保護管理者
   管理者名：個人情報保護管理者　冨田 陽一
   所属部署：スマートシェア株式会社
   TEL：03-5962-6401
3. 全ての保有個人データの利用目的
    

   分類	利用目的
   個人のお客様情報	ユーザー様サポートのため ご利用履歴管理のため 当社サービスのご案内のため お問合せ対応のため
   お取引先担当者様情報	発注内容確認のため（通信記録等）
   当社従業員情報	社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため
   当社への採用応募者情報	採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため
   特定個人情報	番号法に定められた利用目的のため

    個人情報の安全管理措置について

   1. 個人情報の適正な取り扱いに係る規律の整備
      取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等について、関連法令、個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステムの要求事項（JIS Q15001）及び、業界ガイドラインに準拠し、「個人情報保護規程」を策定しております。
   2. 組織的安全管理措置
      個人情報の取扱いに関する責任者として、個人情報保護管理者を設置し、取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法令や規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しております。個人情報の取り扱い状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、内部監査担当による点検・監査を実施いたします。
   3. 人的安全管理措置
      個人情報の取扱いに関する留意事項について、個人情報保護管理規程を策定し、従業者に周知徹底するとともに、定期的に教育を実施しております。
   4. 物理的安全管理措置
      個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室の記録と管理を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧防止措置を講じております。個人情報を取り扱う機器、電子媒体、書類等の盗難又は紛失、滅失を防ぐため、管理規程を策定するなどの措置を講じております。
   5. 技術的安全管理措置
      個人情報への不正アクセス、紛失・破棄・改竄及び漏えい等を防止するための、適切かつ合理的なレベルの措置を講じます。

4. 保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先
   スマートシェア株式会社 　個人情報問合せ窓口
   〒150-0011東京渋谷区東2-22-14 ロゼ氷川3F
   メールアドレス：privacy@smartshare.jp
   TEL：03-5962-6401 （受付時間　9:30～18:30※）
   ※土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

5. 認定個人情報保護団体
   当社の個人情報の取扱いに関する苦情については、下記へお申し出頂くことができます。
   一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会
   認定個人情報保護団体事務局　苦情相談室
   東京都中央区日本橋堀留町2-4-3
   日本橋堀留町二丁目ビル 8 階
   Tel：03-3249-4104
   受付時間　10:00~16:00（土日祝日休み）

6. 保有個人データの開示等の求めに応じる手続き
   当社で保有している保有個人データに関して、ご本人様またはその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

   1. 開示等の求めの申し出先
      開示等のお求めは、上記個人情報問合せ係にお申し出ください。

   2. 開示等の求めに関するお手続き

      1. お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。

      2. ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ係までご郵送ください。

      3. 上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。

      4. 回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。

   3. 代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料
      開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明す資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。

      1. 代理人である事を証明する資料
         ＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
         本人の委任状（原本）
         ＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し
         戸籍謄本
         住民票（続柄の記載されたもの）
         その他法定代理権の確認ができる公的書類
         ＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し
         後見登記等に関する登記事項証明書
         その他法定代理権の確認ができる公的書類

      2. 代理人様ご自身を証明する資料
         運転免許証
         パスポート
         健康保険の被保険者証
         住民票

   4. 利用目的の通知または開示のお求めについての手数料
      1回のお求めにつき1000円
      （お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。）

      
       

1. 取得するパーソナルデータ
   当社は、以下のパーソナルデータを取得します。
   1. アカウント開設時に登録する電話番号、サービス利用時に設定するプロフィール情報など、お客様から当社にご提供いただく情報
   2. 弊社がお客様より連携を承認されたSNS等に投稿されたテキスト、画像、動画のコンテンツなど
   3. 外部SNSアカウントを利用して弊社サービスアカウントを作成する場合において、当社が取得する当該外部SNSアカウントの識別子など、当社以外の第三者から取得する情報
   4. インターネット上で公開されたオンラインニュースなど、パーソナルデータを含む公開情報
2. パーソナルデータの利用目的
   当社は、お客様にサービスを提供したり、安心でより良いサービスを提供するための研究・開発に役立てたり、広告も含めよりお客様に関連性の強いサービスを提供するためにパーソナルデータを利用します。
   当社は、以下の目的でパーソナルデータを利用します。
   1. 当社サービスの提供・維持
   2. 当社サービスやコンテンツの開発・改善
   3. 不正アクセスなど、不正利用の防止
   4. お客様に最適化されたコンテンツの提供
3. パーソナルデータの安全管理
   当社は、取得したパーソナルデータの管理について、技術的・組織的に厳重なセキュリティ対策を講じます。 当社は、お客様がアカウントの削除を申請しない限り、原則としてお客様の情報の大部分を保持します。お客様からアカウント削除の申請があった場合、一定期間保持した後、適用法および社内規程に従ってお客様の情報を削除します。

以上