キャンペーン事務局とは？代行会社の選び方やおすすめの会社を紹介

キャンペーン事務局は、自社商品やサービスの販売促進、認知向上などを目的に実施するキャンペーン施策の運用を担当するサービスです。

そんな中「キャンペーン事務局を代行するメリットは？」「おすすめのキャンペーン事務局会社はある？」と疑問に感じている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、キャンペーン事務局とは何か、代行会社に依頼するメリットや選び方、おすすめの代行会社について解説します。

キャンペーン事務局選びにお悩みの方は、ぜひOWNLYをご活用ください。キャンペーン事務局やキャンペーンツールとしての導入実績も豊富にあり、企画から運用までサポートします。

OWNLYのキャンペーン事務局については、下記をぜひご覧ください。

キャンペーン事務局とは

キャンペーン事務局とは、自社で実施するキャンペーンで発生するさまざまな業務に対応するために設置する事務局のことです。

キャンペーンを実施するには、個人情報などのデータ管理や商品発送、問い合わせ対応など、さまざまな業務が発生します。

これらの作業を外部委託することで、キャンペーンの負担軽減につながり、業務の効率化や人為的ミスの削減などにつながるでしょう。

代表的なキャンペーンの形式

まずは、代表的なキャンペーンの形式について整理しておきましょう。

キャンペーンの参加条件は、主に以下の2つに分かれます。

• オープンキャンペーン
• クローズドキャンペーン
  

それぞれ詳しく見ていきましょう。

オープンキャンペーン

オープンキャンペーンは、企業や商品の存在を広めることを目的としたキャンペーンです。

認知拡大や見込み顧客の獲得を最大化するために、応募ハードルは低く設定し、誰でも簡単に応募できるような内容にしていることが特徴です。

景品表示法が適用されず、景品の上限金額の制限なく用意することができます。

クローズドキャンペーン

クローズドキャンペーンは、商品の購買促進を目的としたキャンペーンのことを言います。

新規顧客やリピーター獲得など、売上につなげることをゴールとしており、特定の商品を購入するなどの条件を設けて実施します。

景品表示法が適用されるので、景品の金額上限について注意が必要です。

代表的なキャンペーンの応募方法

キャンペーンの応募方法は、大きく3つに分かれます。

• Web上での応募
• SNSでの応募
• はがきでの応募

それぞれの応募方法の特徴について見ていきましょう。

Web上での応募

Web上で応募するキャンペーンは、キャンペーンの特設サイトに設けたフォームから応募するというものです。

発送先の住所や氏名などの情報を入力したり、レシートをスマホで撮影してアップロードする参加方法などと相性が良い応募方法と言えます。

キャンペーンに参加していることを誰にも知られることがなく、インターネットの環境があれば誰でも気軽に応募しやすい応募方法のひとつです。

SNSでの応募

SNS上で応募する方法は、TwitterやInstagram、LINEなどを利用するものです。

SNSや企画によって応募方法はさまざまですが、以下のような例があります。

• キャンペーンの投稿をシェアする
• 指定のハッシュタグをつけて写真付きで投稿する
• フォローまたは友だち登録で応募する

企画によっては参加ハードルが高いと感じる人もいるかもしれません。しかし、上手く動機付けを行うことができれば、自社商品の話題化や拡散効果が見込めるでしょう。

はがきによる応募

はがきで応募してもらう方法は、昔から馴染みのある応募方法と言えるでしょう。

キャンペーンのターゲット層が高齢者の場合は、WebサイトやSNSからの応募よりも好まれやすいこともあります。

ただし、はがき応募は仕分けやデータ入力などの手間がかかるため、抜け漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすいデメリットに留意しましょう。

キャンペーン事務局の役割や必要性

キャンペーンを実施する際は、キャンペーン事務局を設置して運営するのが一般的です。

キャンペーン事務局は、運営にかかわる下記のような業務に対応するために設置します。

これらの業務については後ほど詳しく解説しますが、キャンペーンの運営には多岐にわたる作業が必要となります。

このようなキャンペーン事務局の運用体制を構築するのは、リソースや手間がかかるため、キャンペーン事務局代行サービスを利用するのがおすすめです。

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キャンペーンを運営する上で必要な業務

キャンペーン事務局で必要な業務内容は、主に以下の通りです。

• キャンペーンの企画・設計
• 景品の選定・手配
• 応募者の集計・抽選
• 当選連絡・景品発送
• 問い合わせ対応
• その他発生する業務

それぞれの業務内容について解説します。

キャンペーンの企画・設計

キャンペーン事務局によって、企画や設計を行うこともあります。自社の目的やターゲットにもとづいて、具体的なキャンペーンの内容を企画していきます。

キャンペーン事務局によっては、企画立案の段階からサポートしてくれる会社もあります。

経験から蓄積したノウハウのもと、どのようなキャンペーンが最適かを検討してもらえるので、お悩みの際は相談してみてもいいかもしれません。

なお、キャンペーンの実施にお悩みの方は、下記の『SNSキャンペーン診断』をお試しください。たった5問の質問にご回答いただくだけで、貴社に最適なキャンペーンの種類を提案いたします。

1分程度で完了する簡単な診断なので、これらSNSキャンペーンを利用する予定、または検討している方はぜひチェックしてみてください。

景品の選定・手配

キャンペーン事務局では、景品の選定や手配も行います。

自社商品をプレゼントする場合は、キャンペーンに必要な数を確保し、オリジナル景品を用意する場合は、制作などの工程を考慮してスケジュールを調整する必要があります。

他社製品を景品にする場合は、必ずキャンペーンへの使用許可を取りましょう。製品やサービスによっては、景品として使用できない場合や許可制にしている可能性があります。

キャンペーンの目的やターゲット層によっては、Amazonギフト券や各種ポイントなど、デジタルギフトを使ったキャンペーンを行うのもおすすめです。

応募者の集計・抽選

キャンペーンに応募した人の集計や抽選作業も、キャンペーン事務局が行います。応募者のデータを管理して、条件に合致するか確認して抽選していきます。

応募者の集計や抽選作業は、手動で行うとなると手間がかかるうえに、確認漏れなどのミスが生じる可能性もあるでしょう。

キャンペーン事務局であれば、独自のシステムを利用する場合が多いので、応募者の情報を正確に管理することができます。

当選連絡・景品発送

キャンペーンに当選したユーザーに対して、当選連絡や景品の発送を行います。

当選連絡は、発送前に連絡するケースと、景品の発送をもって当選連絡とするケースの2種類があります。

SNSやWebサイト上でキャンペーンを実施した場合は、事務局のシステムによっては、リプライやDMなどで自動で当選連絡を送ることも可能です。

発送する景品に不備がないか検品を済ませ、キャンペーン用のメッセージ等を添えて梱包・発送しましょう。

とくに、当選者数が多いときは、誤った住所に景品が届いたり、異なる景品を送付したりしないよう、十分に注意して発送作業を行うことも大切です。

その他発生する業務

キャンペーンを実施する際は、他にもさまざまな業務が必要となります。

たとえば、応募や問い合わせを受け付ける窓口を手配したり、問い合わせ対応についての体制を整えておくことも必要です。

また、キャンペーン期間中や終了後にどれだけ成果が出たかを測る効果検証を行うことも欠かせません。

ここまで紹介した工程をすべて自社のリソースで対応するには、莫大な工数がかかります。社内のリソースが大幅に不足したり、負担がかかることも考えられるでしょう。

そこで、キャンペーン事務局を活用することによって、企画やキャンペーン手法の検討、クリエイティブ制作などに注力することができます。

キャンペーン事務局とキャンペーンツールの違い

キャンペーン事務局代行は、「企画・設計」「当選連絡・景品の発送」「問い合わせ対応」などの業務に対応してくれるものです。

一方でキャンペーンツールは、SNSやWeb上でキャンペーンを実施するために必要な機能を提供するツールです。

代行会社によってはキャンペーン事務局とツールの両方を提供しているケースもあり、企画段階から実際の運用まで一通り任せられる場合もあります。

実施するキャンペーンの種類や、自社で不足している業務をふまえて、適切なサービスを選定しましょう。

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キャンペーン事務局代行を依頼するメリット7つ

キャンペーン事務局を委託するメリットは以下のとおりです。

1. 運用における工数削減・効率化につながる
2. キャンペーンのノウハウが豊富にある
3. 情報漏洩や抜け漏れリスクを低減できる
4. 人為的ミスの防止につながる
5. 問い合わせへの迅速な対応ができる
6. 本業にリソースを集中できる
7. キャンペーンの分析・効果検証が可能

ここでは、それぞれのメリットについて解説します。

1. 運用における工数削減・効率化につながる

キャンペーン事務局代行を依頼する大きなメリットは、業務の工数を削減することで効率化につながる点です。

先述の通り、キャンペーンの実施には多くの業務が必要になります。集計やデータ管理、問い合わせ対応などの業務を委託すると、キャンペーンで注力すべき重要な業務に専念できるでしょう。

2. キャンペーンのノウハウが豊富にある

キャンペーン事務局を提供する会社では、キャンペーンをスムーズに実施し、成果を上げるためのノウハウが豊富にあります。

自社で実施するとなると、知識が不足しているのでさまざまなタスクを1から検討しなければなりません。

事務局の代行会社に依頼すれば、キャンペーンを成功させるための最適な提案を行ってくれるのがメリットと言えるでしょう。

3. 情報漏洩のリスクを低減できる

3つ目のメリットは、情報漏洩や人為的ミスなどが原因のリスクを低減できる点です。

キャンペーンを実施する際は、応募者の名前や住所など多くの個人情報を扱うことになります。これらの個人情報は、個人情報保護法によって保護が義務付けられています。

万が一情報漏洩が発覚すると、企業全体の信用問題に発展してしまうため注意が必要です。ただしキャンペーン事務局だから安心というわけではないため、セキュリティ対策が万全な会社を選定する必要があるでしょう。

4. 人為的ミスの防止につながる

キャンペーン事務局でデータ集計や抽選、当選連絡などの業務を委託することで、キャンペーン実施における人為的ミスを防ぐことができます。

たとえば、手動でキャンペーンを実施しようとすると、集計や当選連絡に抜け漏れが発生することがあります。応募者数が多いほどミスが生じる可能性が高まるでしょう。

そこで、事務局やツールによって自動化することによって人為的ミスが減り、キャンペーンをスムーズに実施できるようになるのがメリットです。

5. 問い合わせへの迅速な対応ができる

キャンペーン事務局代行を依頼することで、問い合わせに対して柔軟かつ迅速に対応できるようになる点もメリットです。

自社で対応する場合、リソースの関係でWebフォームからの問い合わせしか受け付けられないというケースも珍しくありません。

キャンペーン事務局代行であれば、メールやチャット、SNS、電話など多様な問い合わせチャネルに対応できるため、問い合わせ数やスピードが向上します。

また、問い合わせ窓口業務の品質向上や機会損失の防止にもつながり、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

6. 本業にリソースを集中できる

キャンペーン事務局で必要なあらゆる業務をすべて、もしくは一部を外部委託することで、煩雑な事務局業務にリソースを割く必要がなくなります。

そのため、キャンペーン事務局の負担が軽減できるのも大きなメリットです。

リソースに余裕が出た分、本業にリソースを集中できるため、自社で重要な業務に注力しやすくなるでしょう。

7. キャンペーンの分析・効果検証が可能

キャンペーン実施後の分析や効果検証が行えるのもメリットのひとつです。

事務局やツールによっては、キャンペーン実施におけるエンゲージメントやユーザー属性などを数値で分析できるので、効果検証に役立てることができます。

キャンペーンなどの施策は実施して終わりではなく、成功したかどうかを測るためにも効果検証が必要不可欠です。

今後のキャンペーン施策やマーケティング戦略に活かすためにも、必ず分析やデータ管理が行える事務局やツールを選ぶようにしましょう。

キャンペーン事務局代行を依頼するデメリット

キャンペーン事務局を代行会社に依頼する際には、以下の点に注意しましょう。

• 自社にノウハウが蓄積されない
• 導入や運用にコストがかかる

ここでは、それぞれの注意点について解説します。

自社にノウハウが蓄積されない

キャンペーン事務局を外部に委託すると、自社に経験やノウハウを蓄積できない点がデメリットとして挙げられます。

将来的に内製化したいと考えている場合は、代行会社に伝えたうえで、内製化を見越して委託するといいでしょう。

また、SNS運用やキャンペーンなどに関するコンサルティングサービスを提供している運営会社に依頼するのもおすすめです。

導入や運用にコストがかかる

キャンペーン事務局代行を依頼すると、外注費のコストが発生します。

費用は委託する業務範囲やキャンペーンの種類、オプションなどによって大きく異なります。

初期費用だけでなく、運用にはランニングコストが生じることも忘れてはいけません。

代行会社に依頼する際は、キャンペーンによって見込める成果と費用のバランスが取れるかどうか、予算内で効果的なマーケティングが展開できるかを確認しましょう。

キャンペーン事務局の運営代行を依頼した場合の費用相場

キャンペーン事務局の運営代行を依頼する場合は、1プロジェクトあたり月額10～30万円程度が相場です。

事務局によっては、定額制のプランや単発プランなどが用意されているケースもありますが、最終的な費用は委託する内容によって大きく異なります。

たとえば、応募内容を集計して抽選するだけか、景品保管や発送まで依頼するか、キャンペーンのレポートを依頼するかなどで変動します。

「定期的にキャンペーンを実施してファンを定着化したい」「複数回キャンペーンを開催することを予定している」という方は、定額制のプランがおすすめです。

OWNLYで提供する「SNSキャンペーン事務局」では、応募要項作成・管理画面設定・問い合わせ受付対応・抽選当選通知などに対応しています。

6ヶ月パック（3回まで）の場合は120万円～、年間パック（6回まで）の場合は150万円～からお受けすることが可能です。

事務局で対応できるメニューや導入事例などの詳細については、下記のページでご覧いただけるので、ぜひチェックしてください。

キャンペーン事務局の会社を選ぶポイント

キャンペーン事務局の代行会社を選ぶときのポイントは以下のとおりです。

• ノウハウや実績はあるか
• セキュリティ面で信頼できるか
• 対応可能な範囲が広いか

ここからは、それぞれのポイントについて解説します。

ノウハウや実績はあるか

キャンペーンに関するノウハウや実績があるかを確認することが大切です。

事務局のホームページでキャンペーンの導入実績を確認し、これまでどのようなキャンペーンを行ってきたのか、どのような成果があるかをチェックしましょう。

実績数だけでなく、具体的な事例を参考に選定するのがおすすめです。

セキュリティ面で信頼できるか

キャンペーンを実施する際は、個人情報の取り扱いや管理を行います。そのため、プライバシーマークを認証取得している会社を選ぶようにしましょう。

プライバシーマーク（Pマーク）とは、日本情報経済社会推進協会が個人情報を適切に取り扱う委託会社として認定していることを示すマークです。

さらに、個人情報を含む企業全体の情報資産が保護対象となる「ISIM認証」を取得した会社であればより安心できるでしょう。

対応可能な範囲が広いか

キャンペーン事務局によって、対応できる業務範囲は異なります。自社で実施するキャンペーンで必要な業務を洗い出し、サポートしてくれる会社を選びましょう。

あらかじめ必要な業務について、無料問い合わせなどで直接確認するのもおすすめです。

キャンペーン事務局のみならず、ツールの利用も必要な場合は、キャンペーンツールと事務局の両方に対応している会社を選ぶといいでしょう。

キャンペーンを運営するときの注意点

キャンペーンを運営するときには、以下の点に注意しましょう。

• 景品表示法
• SNSガイドライン
• 個人情報の取り扱い

ここでは、それぞれの注意点について解説します。

景品表示法

商品やサービスの販売促進を目的としてキャンペーンを実施する場合、「景品表示法（景表法）」を遵守しなければなりません。

景表法に違反すると、消費者庁から措置命令や課徴金納付命令の通知がくるリスクがあるため、十分理解しておく必要があります。

景品の総額や最高額などを事前にチェックしたうえで、キャンペーンを実施しましょう。不安な方は、社内の法務課や顧問弁護士などに相談すると安心です。

キャンペーン事務局の代行会社であれば、景表法に関する知識にもとづいて最適な提案やアドバイスをしてくれるでしょう。

SNSガイドライン

各SNSにはキャンペーンを実施する際のガイドラインが策定されています。

たとえば、Twitterにはキャンペーンについて下記のようなガイドラインが示されています（一部抜粋）。

参照：キャンペーンの実施についてのガイドライン｜ヘルプセンター

これらを遵守しなければ最悪の場合、アカウント凍結などのリスクがあるので注意が必要です。

個人情報の取り扱い

応募者の氏名や住所、電話番号などの個人情報は、個人情報保護法によって保護が義務付けられているため、厳重な取り扱いが必須です。

個人情報の漏えいは「うっかりミスしてしまった」では済まされず、企業の信頼性を大きく損ねてしまいかねません。

キャンペーン応募の際に個人情報を収集する際は、個人情報保護に関する知識が必須です。

こうした点においても、キャンペーン事務局のプロに依頼することで、消費者のプライバシーを保護できるでしょう。

キャンペーン事務局代行ならOWNLY

キャンペーン事務局代行選びに迷ったら、事務局代行とキャンペーンツールを提供する「OWNLY（オウンリー）」の利用がおすすめです。

OWNLYの事務局代行では、「企画・立案」「広告運用とお問い合わせ事務局」「当選者抽選」「キャンペーン効果分析」などさまざまなメニューに対応しています。

OWNLYの「SNSキャンペーン事務局パック」の料金プランは以下の通りです。

キャンペーン設計支援やLPデザイン制作、景品発送、データ集計などキャンペーンに必要な機能が備わっており、ツールの利用も可能です。

OWNLYのキャンペーン事務局やキャンペーンツールについて気になる方は、ぜひ下記からお気軽にお問い合わせください。